会议及展（zhǎn）览的预算（suàn）不（bú）是（shì）一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：

1、交（jiāo）通费用 
(1)、出发地至（zhì）会务地的交通费用（yòng）——包括航班、铁（tiě）路、公（gōng）路、客（kè）轮，以（yǐ）及目的地车站、机场、码头至（zhì）住宿地的交通
(2)、会议（yì）期间交通费用——主要（yào）是会务地交通（tōng）费用，包括住（zhù）宿地至会所的（de）交通、会所到餐饮地（dì）点的交通、会所到商（shāng）务（wù）交际场（chǎng）地的交通（tōng）、商务（wù）考察（chá）交通以（yǐ）及其他（tā）与会人员可能使（shǐ）用的（de）预定交通。
(3)、欢送交通及返程（chéng）交通——包括（kuò）航班、铁路（lù）、公路、客轮及住宿地至机（jī）场、车站、港口（kǒu）交通（tōng）费用。

2、会议（yì）室（shì）/厅费用
(1)、会议场地租金（jīn）：通常（cháng）而言，场地的租赁（lìn）已经包含某些常用设施，譬如（rú）激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或（huò）者黑板（bǎn）、油性笔（bǐ）、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比（bǐ）如（rú）投影设备、临时性的装（zhuāng）饰物（wù）、展架等。
(2)、会议设施租赁费用：此部（bù）分费用主（zhǔ）要是租赁（lìn）一些特殊设（shè）备，如投影（yǐng）仪（yí）、笔记（jì）本电脑、移动式（shì）同（tóng）声翻译系（xì）统（tǒng）、会场展示系统、多媒体（tǐ）系（xì）统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一（yī）定的使用保证金，租赁费（fèi）用（yòng）中包括设备的技术支持与维护（hù）费用（yòng）。值得注意的是，在租赁时应（yīng）对设备的各（gè）类功效参数作出具体要求（可向会议服务（wù）公司咨询（xún），以获得（dé）最适宜的（de）性价比（bǐ）），否则可能影响（xiǎng）会议的进行。另外，这些会议设施（shī）由于品牌、产地（dì）及新旧不同（tóng），租赁的价格（gé）可能相差很大（dà）。
(3)、会（huì）场布置费用：如果不是特殊要求，通常而（ér）言（yán）此部（bù）分费用包（bāo）含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以（yǐ）与专业的会议服务（wù）商协商。
(4)、其他支持费用：这些支持通常（cháng）包括（kuò）广（guǎng）告及（jí）印刷、礼仪、媒介等（děng）。基于这些支（zhī）持均（jun1）为临时性质，如（rú）会议主（zhǔ）办（bàn）方分别寻（xún）找（zhǎo）这些行业支持的（de）话，其成本费用（yòng）可能比市场行（háng）价要高，如果让专业会议（yì）服务商代理，将获得价格相对比较（jiào）低廉且服务专业的支持。对于这（zhè）些单（dān）项服务支持，主（zhǔ）办方应（yīng）尽可能细化各项要求（qiú），并单独签订（dìng）服务协议。

3、住宿费（fèi）用
住宿的（de）费（fèi）用（yòng）应该非常好理解——值得注意的只是（shì）住宿费里面有些价（jià）格是完全价格，而有点（diǎn）是需要另（lìng）外加收政府税金的。对于（yú）会（huì）议（yì）而（ér）言，住宿费可（kě）能是主要的开（kāi）支之一。找专业的会展服务（wù）商通常能获得较好（hǎo）的折扣（kòu）。正常的（de）住（zhù）宿费除与酒店星级（jí）标准、房型等因（yīn）素（sù）有（yǒu）关外，还与客房内开放的服务项（xiàng）目有关（guān）——譬如（rú）客房内（nèi）的长（zhǎng）途通（tōng）讯、洗换、迷你吧酒水、一次（cì）性（xìng）换洗衣物（wù）、互联网、水果提供等服务是否开放（fàng）有关。会议主（zhǔ）办方（fāng）应（yīng）明确（què）酒店应当关闭或者开（kāi）放的（de）服务项目及范围。

4、餐饮（yǐn）费用
(1)、早餐通常是自助餐，也可以采取（qǔ）围桌式就餐，费用按人数计算（但考虑到会议就餐的特殊性，所以预计就（jiù）餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否（fǒu）则（zé）餐馆有理（lǐ）由（yóu）拒绝按实际就餐人数结算——而改为按（àn）预定人数收取费用）
(2)、中餐及午餐（cān）基本（běn）属于（yú）正餐，可以采（cǎi）取人数预算——自助餐（cān）形式（shì），按（àn）桌预算——围桌式形式。如果主（zhǔ）办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆（guǎn）提供，餐（cān）馆（guǎn）可能会收（shōu）取一定数量的服务费用。
(3)、如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢（xiè）绝主办方自行外带酒（jiǔ）水消费（fèi）的，如果可以外带（dài）酒（jiǔ）水消费，餐（cān）厅通常（cháng）需（xū）要加收服务费（fèi）。在（zài）高星级酒店举办会议（yì）宴会，通常在基本消费水准的基础（chǔ）上加收15％左右的（de）服（fú）务费（fèi）。
(4)、此项费用基（jī）本上是（shì）按人数预算的（de），预算时（shí）可（kě）提出不同时段茶歇的（de）食物、饮料组合。承（chéng）办者告知的茶歇价格通常包含服（fú）务人员费用。通常情（qíng）况下，茶（chá）歇的种类可分为西式与中（zhōng）式两种——西（xī）式基（jī）本上以咖（kā）啡、红茶、西式（shì）点心、水（shuǐ）果等为主，中（zhōng）式则以开（kāi）水、绿茶或者（zhě）花茶（chá）、果（guǒ）茶、水果（guǒ）、咖啡、水果及点心（xīn）为（wéi）主。
(5)、联谊酒会/舞会的（de）预（yù）算可能（néng）比单独的宴会复杂，宴会只要设定（dìng）好餐标与规模（mó），预算很容易计算。但（dàn）酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持（chí），其预算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备
除（chú）非在（zài）室外进行，否则视听设备的费用通（tōng）常可以忽（hū）略。如不得不在室外（wài）进行（háng），视听设备的预（yù）算就比较复杂，包括：
设备（bèi）本身的租赁费（fèi）用，通常按天计（jì）算（suàn）
设备（bèi）的运（yùn）输、安装调（diào）试及控制（zhì）技术（shù）人员（yuán）支持费用，可让会展服（fú）务商代理
音源——主要是背景音（yīn）乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委（wěi）托（tuō）代（dài）理

6、杂费
杂（zá）费是指会展过程中一（yī）些临时性安排产（chǎn）生的费（fèi）用（yòng），包括打印（yìn）、临时运输及装卸、纪念（niàn）品、模特（tè）与礼仪服务、临时道具、传真及其他通（tōng）讯、快递（dì）服（fú）务、临时（shí）保健、翻（fān）译（yì）与向导（dǎo）、临时（shí）商务用车、汇兑等（děng）等。杂费（fèi）的预算很难计划，通常可以在（zài）会务费用预算中增列不可预见费（fèi）用作为机动处（chù）理。